個人情報ファイルとは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を容易に検索できるように体系的に構成したものです。個人情報ファイルには、電子計算機を用いて検索できるもの（電算処理ファイル）と、五十音順に並べるなどして手作業で容易に検索できるもの（マニュアル処理ファイル）があります。
1,000人以上の生存する個人に関する情報を含む個人情報ファイルを保有しようとする時は、個人情報保護法第７５条に基づき、ファイルの名称やファイルの利用目的等を記載した帳簿として「個人情報ファイル簿」を作成し、公表しています。